Saat ini komunikasi lebih banyak dilakukan secara paperless via online, termasuk juga untuk mengirim surat lamaran kerja.
Selain lebih praktis, surat lamaran kerja via email juga lebih mudah untuk didokumentasikan, dan yang pasti lebih hemat resources.
Terlebih dengan kondisi sekarang yang membatasi kita untuk keluar rumah sampai masa pandemi ini berlalu, mengirim surat lamaran kerja via email adalah salah satu cara yang paling disarankan.
Secara umum, format dan isi surat lamaran kerja via email tidak jauh berbeda dengan surat lamaran kerja konvensional (hard-copy). Contoh format dan isi surat lamaran kerja bahasa Inggris dapat dilihat di sini.
Yang membedakan adalah, isi surat lamaran kita tulis di body email, sedangkan semua dokumen penunjang seperti resume/cv, sertifikat pelatihan, KTP, pas foto, dan lain-lain kita kirim via email attachment.
Sebelum mulai menulis surat lamaran kerja via email, berikut beberapa etika yang harus diperhatikan.
Etika Mengirim Surat Lamaran Kerja Via Email
Yang Harus Dilakukan:
- Sebutkan jabatan atau posisi pekerjaan yang dilamar di subject email dan di dalam dalam surat lamaran kerja di body email.
- Sebutkan darimana anda mendapat informasi lowongan kerja yang dilamar
- Akhiri dengan kalimat positif dan sebuah ajakan (call-to-action) agar hiring manager mau melakukan follow up terhadap surat lamaran yang anda kirimkan. Contoh sederhananya kalimat seperti “I look forward to hearing from you.”
- Cantumkan nama lengkap anda di akhir surat lamaran beserta tanda tangan. Nama lengkap jangan hanya ada di dalam resume atau CV.
- Jika memungkinkan, jelaskan berbagai kondisi atau hal penting bagi anda, misalnya anda mau untuk pindah kota jika diterima, atau anda bisa diterima dengan 1 bulan pemberitahuan sebelumnya (one month notice before) agar dapat resign dari pekerjaan saat ini.
Yang Sebaiknya Dihindari:
- Sebaiknya hindari membuka surat lamaran dengan menuliskan nama. Sebaliknya, coba tulis dan tunjukkan kualifikasi yang relevan yang berkaitan erat dengan posisi yang dilamar.
- Buat surat lamaran kerja seringkas dan seinformatif mungkin. Usahakan surat lamaran kerja yang kalian tulis di body email panjangnya tidak lebih dari satu halaman.
- Hindari kesalahan grammar dan penulisan di dalam surat lamaran anda. Kesalahan kecil penulisan bisa membuat peluang anda mendapat pekerjaan menjadi melayang.
- Jangan sampai salah mengirimkan surat lamaran kerja: salah nama perusahaan, salah nama kontak person yang dituju, atau salah menuliskan posisi yang dilamar. Kesalahan seperti ini hanya menunjukkan anda tidak profesional dan tidak detil terhadap sesuatu yang penting.
- Jangan pernah menuliskan besar gaji yang diharapkan (expected salary) di dalam surat lamaran kerja. Hal ini merupakan hal yang sangat tidak etis. Simpan soal angka ini untuk sesi wawancara nanti.
Tanda Tangan
Tanda tangan membuat surat lamaran kerja yang anda kirimkan menjadi kredibel.
Untuk surat lamaran via email, tanda tangan dapat diganti dengan email signature yang bisa di-set dahulu di bagian email setting.
Alternatif lainnya, anda dapat menggunakan tanda tangan digital untuk membuat surat lamaran kerja anda mendapat sentuhan personal dan terlihat lebih profesional. Anda bisa menggunakan jasa beberapa perusahaan penyedia tanda tangan digital seperti priviid atau digisign.
Format Surat Lamaran Kerja Via Email
Penting untuk membuat surat lamaran kerja via email dengan format yang baik. Format surat lamaran anda mencerminkan anda adalah seorang yang profesional dan mengerti tata cara penulisan dengan baik. Ini merupakan salah satu screening awal dan nilai plus tersendiri bagi seorang pelamar.
Berikut beberapa elemen penting yang dapat diaplikasikan pada surat lamaran kerja via email.
- Tulis posisi yang anda lamar di subject email
- Pastikan menuliskakn nama kontak person yang dituju beserta salam atau professional greeting.
- Tulis kalimat pembuka yang kuat dan mampu menjelaskan kontribusi apa yang bisa anda tawarkan jika diterima bekerja di perusahaan tersebut.
- Tuliskan secara ringkas dan jelas kemampuan, keahlian, dan pengalaman kerja yang berhubungan dengan posisi yang dilamar
- Gunakan jenis font yang mudah dibaca
- Selalu double check surat lamaran kerja. Jika merasa kurang teliti, mintalah bantuan orang lain.
- Sertakan tanda tangan dan informasi kontak anda.
- Jika memungkinkan selalu kirim dokumen dalam format pdf dibanding format word doc atau format lainnya.
Contoh Surat Lamaran Berbahasa Inggris via Email
Berikut beberapa contoh surat lamaran kerja berbahasa Inggris yang dapat anda gunakan sebagai referensi:
Contoh surat lamaran kerja via email untuk posisi Receptionist
| Subject: Administrative Assistant/Receptionist Job – Sarah Deviana Dear Ms. Cole, I was excited to see your listing for the position of administrative assistant/receptionist at PT ABC President. I believe that my five years’ experience in office administration and my passion for your products make me an ideal candidate for this role. You specify that you’re looking for an administrative assistant with experience scheduling appointments, maintaining records, ordering supplies, and greeting customers. I’m currently employed as an administrative assistant at Prudential company, where I have spent the past five years honing these skills. I’m adept at using all the usual administrative and collaboration software packages, from Microsoft Office and SharePoint to Google Docs and Drive. I’m a fast learner, and flexible, while always maintaining the good cheer that you’d want from the first person visitors see when they interact with the company. I have attached my resume and will call within the next week to see if we might arrange a time to speak. Thank you so much for your time and consideration. Best Regards, Sarah Deviana Jl. Mampang Prapatan XI No. 21 Pela Mampang, Jakarta Selatan 12720 Email: sarah.deviana89@gmail.com Phone: 0812 3456 7890 Enclose: Resume and supporting documents |
Contoh surat lamaran kerja via email untuk Marketing Manager
| Subject: Marketing Manager Position – Sandy Saputra Dear Ms. Lee, I am writing in regard to the position of marketing manager at XYZ Enterprises advertised on Monster.com. Susan Smith recommended that I write directly to you, as we worked together at ABC Inc. for several years, and she thought that this position would be a good fit for me. With ABC, I was a direct report to Susan, and I was able to increase my department’s sales by 15% over the three years we worked together. This exceeded the industry standard by 10% during a nearly stagnant period of time. Given XYZ’s position in the market, and my experience with increasing market share, I feel that I can help to bring even more success to your company. I have attached my resume and list of references for your consideration. I will follow up next week to provide any additional information you may be interested in. Thank you very much for taking the time to review my resume. Best Regards, Sandy Saputra Jl. Wijaya XI No. 70 Kebayoran Baru, Jakarta Selatan email: sandy.saputra@gmail.com Phone: 0812 9876 2345 |
Contoh surat lamaran kerja via dengan Opening Line yang Kuat
Contoh ketiga ini mungkin sedikit berbeda. Kita bisa memanfaatkan subject email untuk menulis sebuah opening line yang bersifat teasing atau membuat HRD manager yang menerima email tertarik untuk lebih lanjut membaca surat lamaran kerja yang anda kirimkan.
| Subject Line: Do you need a conscientious paralegal at your firm? Dear Mr. Ade Dwi Dharmawan Do you need a hardworking, creative and conscientious paralegal to meet your firm’s needs? If so, I can help you. The following is a summary of my qualifications: · More than ten years of progressively responsible legal experience; · Bachelor’s Degree with Honors in Business Administration; · Exceptional verbal, written and analytical skills; · Advanced computer skills; · Outgoing personality and “can-do” attitude. I would like to meet with you to discuss how I might assist your firm in fulfilling its present needs. My resume is enclosed for your review. If you need someone who is highly motivated, eager to learn, and willing to work hard to succeed, please contact me at 0819 9383 4545 or via e-mail: budhipras@gmail.com. Sincerely, Budhi Prasetya Mulya Jl. Matraman Raya No. 201 Bali Mester Jatinegara, Jakarta Timur Linkedin: Buhdi: linkedin.com/budhiprasetya |
Kesimpulan
Demikianlah beberapa poin dan elamen yang harus diperhatikan dalam menulis surat lamaran kerja berbahasa Inggris. Pastikan surat lamaran kerja yang kalian tulis terkesan profesional. Sertakan juga resume atau curriculum vitae yang atraktif dan menjual.
Sekarang saatnya melamar pekerjaan impian dan broaden your career horizons with a powerfull email cover letter.
Cheers.
